Blogging Baustein D – Newsletter

Entscheidung für einen Newsletter

Da sich die Zahl der Zugriffe in den ersten sechs Monaten ständig erhöht hatte, beschlossen wir, auch einen Newsletter zur Leserbindung einzusetzen.

Bevor wir uns eingehend Gedanken über die Gestaltung und den Inhalt unseres Newsletters machten, mussten wir ein WordPress-Newsletter-Plugin auswählen. Zwar gab es viele Angebote, doch deren Unterschiedlichkeit stellte uns vor einige Probleme.

Für die richtige Auswahl hatten wir uns mit mehreren Kriterien beschäftigt und sie bei unserem Blog und bei unserem Provider überprüft. Danach sollte eine Entscheidung getroffen werden.

Technische Voraussetzungen für einen Newsletter-Versand

In der ersten Phase wollten wir uns für ein Plugin entscheiden, das den von uns gesetzten technischen Voraussetzungen entsprach und in der Standardversion bereitstellte.

Anzahl möglicher Abonnenten

Die Zahl der Abonnenten, die von dem Plugin kostenlos zu bedienen waren, sollte deutlich über 1.000, wenn nicht gar über 2.000 liegen. Denn in der ersten Testphase sollte die Standardversion des Plugin ausreichen.

SMTP-Fähigkeit

Ein Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) sollte im Plugin implementiert sein. In den Einstellungen kann man die Daten seines eigenen Providers eintragen, über den dann die Newsletter versendet werden.

SMTP dient zum Weiterleiten von Mails. Da wir mit unserem Provider Prosite SSL-verschlüsselt über den Port 465 arbeiten, waren wir auf der sicheren Seite

Für nicht SMTP taugliche Provider muss ein zusätzliches Plugin installiert werden.

Responsives Webdesign

Da immer mehr Nutzer unterwegs ihre E-Mails von mobilen Endgeräten abrufen, sollte der Anbieter responsives Webdesign für die Vorlagen der Newsletter anbieten können.

Zahl der Plugin-Nutzer

Die Zahl der Installationen in WordPress sollte hoch sein; denn so wurden die Beständigkeit und die Aktualität des Plugin garantiert.

Während wir uns mit der Auswahl beschäftigten, waren einige neuere Plugin nicht mehr aktualisiert oder mit der aktuellen Version von WordPress getestet worden.

DSGVO-Konformität beim Newsletter-Versand

Für den Versand von Newslettern stellt die DSGVO eine Reihe von Anforderungen auf. Der Empfänger muss mit dem Empfang einverstanden sein.

Double-Opt-In

Das Double-Opt-In-Verfahren, zwar nicht in der DSGVO erwähnt, bietet den besten Schutz. Es ist dabei, in der Praxis die geringeren Festlegungen der DSGVO abzulösen.

Single-Opt-In

Viele Plugin bieten allerdings nur das Single-Opt-In-Verfahren an. Es wird durch Ankreuzen aktiviert, ist also ganz einfach zu bedienen. Durch das Fehlen der Bestätigung ist dann aber ein unbefugter Empfänger imstande, sich für den Newsletter zu registrieren; der Versender kann sich nicht sicher sein, dass eine fehlerfreie oder ungültige E-Mail-Adresse angemailt wird.

Datenverwendung

Die Verwendung der Daten aus dem E-Mail-Verkehr muss dem Empfänger deutlich bekannt gemacht werden. Deshalb hat ein Plugin die DSGVO-Konformität zu garantieren.

Entscheidung für „The Newsletter“

Nach Durchsicht der Angebote anhand dieser Kriterien blieben drei Plugin zur weiteren Beschäftigung übrig: „The Newsletter“, „Email Subscribers & Newsletters“ und „SendPress Newsletters“.

Nachdem wir uns deren Dokumentation und zum Teil auch zur Verfügung stehende Videos angesehen hatten, kamen wir schnell zu der Entscheidung, mit dem meistversprechenden Plugin einen Probelauf zu organisieren.

Wir luden das Plugin „The Newsletter“ herunter und folgten dem Kapitel Hauptkonfiguration.

Konfiguration

Nach der Aktivierung des Plugin mussten einige Einstellungen vorgenommen werden.

Newsletter-Seite

Die Newsletter-Seite für Servicemeldungen des Plugin wird automatisch angelegt. Da das Layout für uns von untergeordneter Bedeutung war, wurde es nicht verändert. Eine Änderung ist aber mit Shortcodes jederzeit möglich.

Absender für den Newsletter-Versand

Eine zusätzliche Mail-Adresse für den Absender des Newsletter wurde auf unserem Provider zu unserer Blog-Domain angelegt, um die Übersicht zu behalten. Dazu überprüften wir auch, ob der SPF-Eintrag im DNS eingerichtet wurde. Dies war der Fall. Dank der SMTP-Fähigkeit des Plugin „The Newsletter“ legten wir fest, dass der Versand nicht über WordPress, sondern über unseren Provider stattfinden sollte. Über diese Mail-Adresse werden auch Anmeldung und Stornierung abgewickelt.

Das Limit unseres Providers für die Anzahl zu versendender Newsletter pro Stunde liegt bei 10.000. Das reichte für unsere Benutzung vollkommen aus.

Rücksendeadresse

Ein Rückgabepfad ist nötig, um nicht zugestellte Adressen anzuzeigen. Diese können dann aus den Empfänger-Listen entfernt werden.

Anmelden und Stornieren von Abonnenten

Mit eigenen Mail-Adressen testeten wir die Funktionen aus, bis alles zu unserer Zufriedenheit ablief. Die englischen Standardtexte konnten in der Hauptkonfiguration des Plugin verändert werden, so dass wir schnell eine deutsche Kommunikation erzielten. Die Mails beim Prozess „Anmelden“ und „Stornieren“ waren klar strukturiert und konzentrierten sich mit kurzen Meldungen auf das Wesentliche.

Design des Newsletters

Wir entschieden uns für eine feste Struktur bei unserem Newsletter. Dabei half uns die bereits vorgegebene Form Header – Body – Footer.

Header

Als Header wählten wir ein breites grünes Rechteck mit dem Firmennamen in weißer Schrift. Darunter folgte als Text wie eine Einladung: „möchte Adressat über einen Beitrag auf www.kettembeil-blog.de informieren“.

Der Adressat ist bei uns der bei der Anmeldung gewählte Name. Er kann aus einem Vornamen, Zunamen oder beidem bestehen. Diese Form statt einer direkten Anrede haben wir deshalb genommen, weil sie die Möglichkeit einer privaten oder offiziellen Anrede einschließt.

Body

Das Mittelteil des Newsletters, der sogenannte Body, beginnt mit dem Erscheinungsdatum des Beitrags auf unserer Website. Es folgen Beitragsbild und Titel. Der sich anschließende Text gibt zusätzliche Informationen oder Erläuterungen zum veröffentlichten Text. Abgerundet wird der Body mit einem Zitat und einer daraus folgenden Call-to-Action an den Leser: „In diesem Sinne: … rät dr kurt kettembeil blogging“.

Footer

Den Schluss bildet der Footer. Er ist dreiteilig. Wie der Header enthält er als erstes ein grünes Rechteck. Inhalt sind unsere Kontaktinformationen und das Copyright. Als zweites wird ein LINK zu unserer Datenschutzerklärung angezeigt. Die Möglichkeit zum Abbestellen ist die letzte Information des Footer und das Ende des Newsletters.

Versand des Newsletters

Mit dem strukturierten Aufbau des Newsletters ist es schnell möglich, einen Versand vorzubereiten. Eine Vorschau auf eine frei wählbare Adresse bietet eine letzte Kontrolle, ob alles so aussieht wie gewollt.

Bei uns werden immer alle angemeldeten User ausgewählt, und das Plugin bietet zugleich den Schedule-Dienst an. Kurzfristig vorbereitet und geplant, kommen unsere Newsletter zum Versand. Danach folgende Abmeldungen und eventuelle Versandprobleme erreichen uns über unsere Newsletter-Mail und können dann bearbeitet werden.

Statistik

Über das Plugin „The Newsletter“ wird während des Sendens eine Übersicht des Versandstatus erstellt.

Nach erfolgtem Versand werden Statistiken angezeigt.

Fazit

Wir sind vom Einsatz des Plugin „The Newsletter“ begeistert. Es macht uns den Versand von Newslettern einfach.