Der Personal Assistant, das besondere Management, hat sich zu einem eigenen Berufsbild entwickelt. Die Übersetzung ins Deutsche als „persönlicher Assistent“ ist nicht mit dem Persönlichen Assistenten zu verwechseln. Von der Sekretärin hebt sich der Personal Assistant durch seine weitgesteckten Kompetenzen deutlich ab. Die rechtliche Verbindlichkeit seiner Ausübung beruht entweder auf der direkt vom Chef übertragenen Vollmacht oder auf dessen Duldungsvollmacht. Eine Anscheinsvollmacht erweckt den Anschein, der Personal Assistant bewege sich innerhalb seiner Kompetenzen. Sie bindet den Chef selbst dann, wenn ihm deren Überschreitung unbekannt ist. Aus dieser Gemengelage ergibt sich das besondere Management des Personal Assistant, das nicht frei von Überraschungen ist.
Personal Assistant – a never ending story
Den Personal Assistant (PA) ist ein neues Berufsbild, das sich über sein besonderes Management definiert. Auf den ersten Blick scheint es eine beginning story zu sein; aber der Schein trügt.
Die englische Umschreibung von Personal Asssitant lautet Secretary (Sekretärin), die allerdings durch „working exclusively form Orne Partikular person“ präzisiert ist. Der Personal Assistant steht damit in der Tradition der Sekretärin oder, genauer gesagt, der Chefsekretärin.
Die Tradition der Chefsekretärin ist gefüllt mit Geschichten über ihre Kompetenzen, ihre Kompetenz-Überschreitungen und die dazwischenliegenden Kompetenz-Grauzonen. Ihren Chef als Vollmachtgeber oder Vollmachtdulder „im Rücken“ war und ist sie, sofern noch existent, die meistgefürchtete Person im Unternehmen. Deshalb erschien schon vor fast 20 Jahren der Beraterbrief „Vorsicht! – Geschäftsführende Sekretärin“ (Juni 2003, www.kettembeil.de).
Die Story des Personal Assistant schließt nahtlos an die never ending story der Chefsekretärin an und setzt sie als ein besonderes Management fort.
Das besondere Management des Personal Assistant
Das besondere Management, das der Personal Assistant betreibt, lässt sich gut in Abgrenzung zu ähnlichen beruflichen Tätigkeiten beschreiben. Sie bilden die Grundlage für das Entstehen dieses neuen Berufsbildes und für den Bedarf an diesem Management; denn die Dynamik der wirtschaftlichen Internationalisierung hat die Anforderungen an die Wettbewerbsfähigkeit der Firmen erhöht.
Diese Dynamik wirkt sich auf alle Gliederungen eines Unternehmens aus, indem sie neue Aufgaben schafft und bereits bestehende Tätigkeitsfelder erweitert. Davon ist auch die Unternehmensführung betroffen, die ihre Organisation auf das besondere Management des Personal Assistant umgestellt hat.
Deutsche Übersetzung von „Personal Assistant“
Der Begriff „Personal Assistant“ entstammt der anglo-amerikanischen Business-Sprache. Im deutschen Sprachraum wird er in der Originalsprache verwandt oder mit PA abgekürzt.
Wörtliche Übersetzung von Personal Assistant
„Assistant“ ist ein substantiviertes Partizip Präsens, das originalgetreu ins Deutsche übersetzt „assistierend“ heißt. Der Personal Assistant ist also der oder die Persönlich Assistierende oder in Anlehnung an die lateinische Grundform der Persönliche Assistent.
Die deutsche Sprache kann im Gegensatz zur englischen Sprache zwischen den Geschlechtern unterscheiden. Die Unterscheidung beim Assistenten erfolgt nämlich zwischen der männlichen Form des Assistenten und der weiblichen Variante der Assistentin durch Artikel und Wortendung; bei dem oder der Assistierenden liefert nur der Artikel die Unterscheidung.
Sprachliche Bestimmung des Geschlechts von Personal Assistant
Da der englische Begriff „Assistant“ sowohl das männliche als auch das weibliche Geschlecht umfasst, ist eine präzise Übersetzung ins Deutsche unmöglich. Deshalb entzieht der DUDEN „Personal Assistant“ den Artikel und ordnet ihn sprachlich als maskulin ein. Diese Einteilung hilft jedoch nicht im konkreten Fall, das Geschlecht eines Personal Assistent zu bestimmen. Um dem Dilemma der sprachlichen Geschlechtsbestimmung zu entkommen, seien drei Auswege genannt.
Der erste Ausweg, das mit Assistant gemeinte Geschlecht zu bestimmen, ergibt sich aus dem Bedeutungszusammenhang, in dem der Begriff Personal Assistant verwandt wird.
Der zweite Ausweg ist die Analyse des anglo-amerikanischen Business-Kontexts. Der Personal Assistant gilt dort als die „Ausbaustufe“ von secretary. „Secretary“ ist im Englischen für die Person im Sekretariat feminin definiert. Die maskuline Form ist dem Sekretär, also dem gleichnamigen Möbelstück, vorbehalten. Deshalb könnte als Ergebnis der Analyse unterstellt werden, dass Personal Assistant eine weibliche Person ist.
Den dritten Ausweg liefert ein Blick auf die Stellenbesetzungen. So sind in Deutschland die meisten Personal Assistant weiblich, dokumentiert im Schriftverkehr durch die Unterschrift „Maria Müller, Personal Assistant.“ Deren Steigerung lautet „Anke Meier, Personal Assistant to the CEO“.
Abgrenzungen von Personal Assistant zu ähnlichen Positionen
Der Personal Assistant ist wie die Sekretärin in die Büroorganisation der Geschäftsführung eines Unternehmens eingebunden. Deshalb ist es erforderlich, die Tätigkeitsfelder von beiden gegeneinander abzugrenzen. Dafür ist es unerheblich, ob der Personal Assistant mit der Sekretärin zusammenarbeitet oder ob er ihre Aufgaben mitübernommen hat.
Vielmehr hängt diese Unterscheidung von der Größe der Büroorganisation ab. Die Identität aus Personal Assistant und Sekretärin findet sich in kleinen Büros. Unbeachtlich ist ebenfalls, ob die Zusammenarbeit von beiden in größeren Organisationen hierarchisch gleichgestellt oder gestaffelt stattfindet; denn in dem Berufsbild „Personal Assistant“ ist die Führungsverantwortung nicht zwingend enthalten.
Vergleich von Personal Assistant und Sekretärin
Zur Abgrenzung des Personal Assistant zur Sekretärin soll der folgende Vergleich dienen.
Berufsbild der Sekretärin
Dem Berufsbild der Sekretärin liegt kein Ausbildungsberuf zugrunde. Dennoch benötigt eine Sekretärin wirtschaftliche und organisatorische Grundkenntnisse zur Bewältigung des reichhaltigen Aufgabenspektrums. Deshalb verfügen die meisten von ihnen über einen Realschulabschluss und eine kaufmännische Ausbildung. Der Beruf ist auch für Quereinsteiger geeignet, die selbstständiges Arbeiten bevorzugen und Verantwortung übernehmen wollen. Die Weisungsgebundenheit einer Sekretärin steht aber trotz ihres weiten Entscheidungsspielraums im Vordergrund.
Sonderfall Alleinsekretärin
Einen Sonderfall bildet ein kleines Büro, in dem die Sekretärin als Alleinsekretärin tätig ist. In ihm sind die Aufgabenvielfalt und die Verantwortung höher als in größeren Units. Deshalb ist die Weisungsgebundenheit der Alleinsekretärin eingeschränkt, damit sie den Anforderungen selbstständig gerecht werden kann. Ihr Status reicht an die Stellung einer Chefsekretärin heran.
Tätigkeitsfeld des Personal Assistant
Der Personal Assistant deckt zunächst dasselbe Tätigkeitsfeld wie die Sekretärin ab. Ihm können aber noch Zusatzaufgaben übertragen sein. Der PA ist allerdings deutlich weniger weisungsgebunden als die Sekretärin. Ein gravierender Unterschied liegt in dem Bezug des PA auf eine Person. Er arbeitet nämlich exklusiv für seinen Chef und ist ihm gegenüber in stärkerem Maße als die Sekretärin verantwortlich. In einem Mehr-Personen-Sekretariat ist er zudem der Vorgesetzte der Sekretärinnen.
Die zur Erfüllung seiner Aufgaben notwendigen Kenntnisse bezieht der Personal Assistant nicht aus einer standardisierten Ausbildung. Er hat ein Studium gleich welcher Fakultät absolviert und verfügt über kaufmännische Kenntnisse.
Zur Allein-Personal Assistant anstelle einer Allein-Sekretärin ist er bestens geeignet; denn aufgrund seiner Vorbildung kann er gerade in kleineren Einheiten eine größere Verantwortung übernehmen. Die enge Ausrichtung auf seinen Chef erlaubt die Übertragung weiter Freiräume zur Erledigung seiner Aufgaben. Deshalb findet er in solchen Konstellationen die geeigneten Voraussetzungen für sein besonderes Management.
Stellung des PA gegenüber der Chefsekretärin
Die Stellung des Personal Assistant gegenüber der Chefsekretärin ist auf Konkurrenz angelegt. Übrigens ist die Chefsekretärin nicht mit der Geschäftsleitungssekretärin zu verwechseln. Sie ist nämlich für den Chef und nicht die gesamte Geschäftsleitung zuständig. Mit dem PA verbindet sie, dass beide eine Vertrauensstellung bekleiden und nur dem Chef verantwortlich sind.
Außerdem hat die Chefsekretärin gegen den PA eine wichtige Position zu verteidigen; denn sie organisiert nicht nur das Sekretariat, verteilt die Aufgaben und ist Vorgesetzte der Sekretärinnen; sie bestimmt auch über den Zugang zum Chef. In einer Situation des Wettbewerbs im Chefbüro belebt die Konkurrenz das Geschäft nicht, sondern sie behindert es. Daran kann kein Unternehmen interessiert sein. Also kann es nur einen geben.
Der Ausweg in der Praxis ist der Personal Assistant to the CEO. Er ersetzt also die Chefsekretärin, oder die Chefsekretärin wird selbst zum Personal Assistant to the CEO.
Bedeutung von Personal Assistant, Persönlicher Assistentin und Chefsekretärin
Die Bedeutung der Persönlichen Assistentin hat inzwischen den Einfluss der Chefsekretärin überflügelt; denn vor allem ist die deutsche Übersetzung „Persönliche Assistentin“ mehr als ihr englisches Original „Personal Assistant“ emotional besetzt. So legt in einem bekannten Fall der Inhaber einer Agentur besonderen Wert darauf, seine „Rechte Hand“ seine Persönliche Assistentin zu nennen. Sein Partner dagegen begnügt sich im Vorzimmer mit einer Geschäftsleitungssekretärin.
Ob die Titel Persönliche Assistentin oder Personal Assistant im Einsatz sind, hängt vom Stil des Hauses und der jeweiligen Bezugsperson ab. Bodenständige Firmen bevorzugen die deutsche Bezeichnung. Solche Unternehmen, die ihre Internationalität betonen, sind auf das englische Original festgelegt. Jedenfalls ist die Chefsekretärin gegenüber beiden im Hintertreffen.
Unterscheidung des Personal Assistant vom Persönlichen Assistenten
Die Unterscheidung des Personal Assistant vom Persönlichen Assistenten wird aus Gründen der Übersetzung notwendig. Sie lautet zwar richtig „Persönlicher Assistent“, ist aber dennoch mehrdeutig.
Persönlicher Assistent als Dienstleister
Der Persönliche Assistent ist nämlich in Deutschland ein Dienstleister, der seine persönlichen Dienste anbietet. Die Palette seiner Dienstleistungen ist breit gefächert. Sie umfasst die Hilfe im Privathaushalt, Zulieferdienste, Krankenbetreuung, die Arbeitsassistenz oder andere mehr. Die Frage, ob Persönliche Assistenten oder Persönliche Assistentinnen zum Einsatz kommen, bestimmt jede Dienstleistung selbst.
Den Bedarf an diesen Dienstleistungen regelt der Markt. Die dazu gehörigen Rechtsverhältnisse ergeben sich aus dem Dienstrecht oder dem Arbeitsrecht. Allerdings bestehen auch öffentlich-rechtliche Ansprüche auf eine Persönliche Assistenz, wie sie etwa bei Behinderten vorliegen. In solchen Fällen tragen öffentliche Einrichtung die Kosten der Bestellung eines Persönlichen Assistenten. Zu diesen „Kostenträgern“ gehören in erster Linie die Krankenkassen, die Rentenversicherung, das Sozialamt, das Jugendamt oder das Arbeitsamt.
Personal Assistant im Anstellungsverhältnis
Der Personal Assistant befindet sich wie die Persönliche Assistentin in einem klassischen Anstellungsverhältnis des Arbeitsrechts; denn er ist Teil der Betriebsorganisation. Daran ändert auch ihre Anbindung an die Person des Chefs nichts. Sie verschafft ihm zwar eine besondere Vertrauensstellung und ein besonderes Management. Arbeitsrechtlich ist er also nicht mit dem gleichnamigen Dienstleister zu verwechseln.
Zusammenfassung zur Abgrenzung des Personal Assistant
Der Personal Assistant ist von der Sekretärin zu unterscheiden und gegen die Chefsekretärin abzugrenzen. Zwischen Sekretärin und Chefsekretärin ist noch die Geschäftsleitungssekretärin angesiedelt.
Der Personal Assistant befindet sich im Aufwind gegenüber der Sekretärin und der Geschäftsleitungssekretärin; als Personal Assistant to the CEO hat er schon so manche Chefsekretärin abgelöst. Wird er in einem Unternehmen unter „Persönlicher Assistent“ geführt, ist er mit dem gleichnamigen Dienstleister nicht zu verwechseln.
Kompetenzen und das besondere Management des Personal Assistant
Die Kompetenzen, ihre Einhaltung und ihre Überschreitung machen das besondere Management des Personal Assistant aus. Ihre Einhaltung ist nichts Besonderes; aber ihre Überschreitung schon; denn sie sorgt im besonderen Management des PA für eine never ending story. Keinesfalls ist allerdings stets beweisbar, dass der PA seine Kompetenzen wirklich überschritten hat; denn die Rechtsordnung steht ihm hilfreich zur Seite.
Außerdem wagen die wenigsten Betroffenen einen Affront gegen den Personal Assistant, weil sie um die Folgen fürchten. Obwohl sie Recht bekämen, könnten die Geschäftsbeziehungen zu dem Unternehmen oder die Karriere im Unternehmen vorzeitig beendet sein. Vielleicht ist nämlich „to the CEO“ genau wie Blut dicker als wirtschaftliche Vernunft.
Allgemeine Kompetenzen des PA
Die allgemeinen Kompetenzen des PA betreffen seine berufliche Qualifikation für die Bewältigung seiner Aufgabe. Sie einzuhalten ist Standard; denn sonst stockt das Tagesgeschäft im Sekretariat, und der Chef wird behindert oder fällt aus.
Allgemeine Kompetenzmängel des PA
Allgemeine Kompetenzmängel des Personal Assistant können die Ursache für solche Stockungen sein. Auch Überforderungen psychischer und körperlicher Natur sowie Selbstüberschätzung sind solche allgemeinen Kompetenzmängel.
Wann der Chef die allgemeinen Kompetenzmängel des PA selbst bemerkt oder von anderen Mitarbeitern „gesteckt“ bekommt, ist nur eine Frage der Zeit. Die Mängelbeseitigung wird dann zur Chefsache; denn die Kompetenzmängel können im schlimmsten Fall sogar die Position des Chefs im Unternehmen gefährden.
Allgemeine Kompetenzüberschreitungen des PA
Allgemeine Kompetenzüberschreitungen des Personal Assistant sind für Unternehmen nicht weniger gefährlich als allgemeine Kompetenzmängel. Nur fallen sie später auf oder werden vielleicht gar nicht entdeckt. Oft wird ihre Aufdeckung bewusst unterbunden.
Häufig basieren die allgemeinen Kompetenzüberschreitungen auf einer soliden Qualität des PA, die mit einem übersteigerten Selbstbewusstsein verbunden ist. Diese Grundlage erlaubt es ihm, seinen Machtradius zu erweitern und sich weitere Geschäftsbereiche anzumaßen. Aber er unterliegt mit seinen allgemeinen Kompetenzüberschreitungen auch dem Peter-Prinzip: „In einer Hierarchie neigt jeder dazu, bis zu seiner Stufe der Unfähigkeit aufzusteigen.“ (Laurence J. Peter, „Schlimmer geht`s immer, Das Peter-Prinzip im Lichte neuerer Forschung“, 1985, S. 31).
Nach dem Peter-Prinzip betreibt der PA also seine allgemeinen Kompetenzüberschreitungen so lange, bis er aus Unfähigkeit scheitert. Besser ist allerding, wenn ihm vorher das Handwerk gelegt wird.
Rechtliche Kompetenzen des PA
Die allgemeinen Kompetenzen des Personal Assistant werden durch seine rechtlichen Kompetenzen beschränkt. Im Außenverhältnis, also Dritten gegenüber, gilt das Recht der Vertretung und der Vollmacht. Das ihm zugrunde liegende Innenverhältnis der Bevollmächtigung durch den Chef beruht auf einem Schuldverhältnis wie einem Auftrag. Für das besondere Management des PA ist nur das Außenverhältnis von Interesse.
Kompetenz der Vollmacht
Die Vollmacht ist eine durch Rechtsgeschäfte erteilte Vertretungsmacht (§166 Abs. 2 BGB). Sie wird gegenüber dem Bevollmächtigten erklärt oder „dem Dritten, dem gegenüber die Vertretung erfolgen soll“ (§ 167 Abs.1 BGB). Die Erklärung bedarf in der Regel keiner Form (siehe § 167 Abs.2 BGB). Sie kann auch stillschweigend erfolgen.
Die Rechtsscheinvollmachten sind keine eigentlichen Vollmachten, wie etwa die stillschweigend erteilte Vollmacht. Sie sind entweder geduldet (Duldungsvollmacht) oder haben den Anschein einer Vollmacht (Anscheinsvollmacht). Bei beiden Rechtsinstituten haftet der Vertretene aufgrund von Treu und Glauben und nicht aus dem Recht der Bevollmächtigung.
Ob eine Vollmacht des Personal Assistant rechtmäßig erteilt ist oder auf einer Duldungsvollmacht oder Anscheinsvollmacht beruht, ist also von Dritten schwer zu durchschauen. Praktisch kennt der Dritte die Vollmacht nur, wenn sie ihm gegenüber rechtswirksam erklärt worden ist.
Fallbeispiel Vollmacht
An einen Lieferanten schrieb ein Personal Assistant to the CEO: „Jedes Jahr stutze ich bei Ihren Geburtstagsgrüßen an meinen Chef. Ich bitte Sie in seinem Namen, auf die Grüße zu verzichten, zumal das Geburtsdatum nicht zutreffend ist.“ Der Lieferant und der CEO kannten sich über 20 Jahre persönlich. In Reaktion auf diesen Brief beendete der Lieferant stillschweigend die Geschäftsbeziehung.
Beurteilung des Fallbeispiels Vollmacht
Das Anschreiben ist ein typischer Fall für das besondere Management eines PA. Ob ihm eine Vollmacht zugrunde liegt, ist nicht mit Sicherheit zu sagen.
Für eine Vollmacht spricht nur die Behauptung des Personal Assistant, im Namen des Chefs geschrieben zu haben; sie aber rechtlich unbeachtlich, weil sie keine Erklärung gem. § 167 Abs.1 BGB ist.
Gegen eine Vollmacht ist einzuwenden, dass der PA selbst und nicht etwa sein Chef an den jährlichen Geburtstagsgrüßen Anstoß genommen hat. Diesen Eindruck unterstützt auch die Tatsache, dass er das Geburtsdatum seines Chefs gegenüber dem Lieferanten nicht längst korrigiert hat.
Auf eine Duldungsvollmacht deutet der Zusatz des Titels „to the CEO“ hin. Er unterstreicht die enge Beziehung des Personal Assistant zu seinem Chef.
Angesichts der langen Geschäftsbeziehung zwischen Lieferant und Kunde ist die Absage an die Grüße nicht die richtige Maßnahme gewesen. Sie wäre vermutlich dem Chef auch nicht recht gewesen, hätte er davon gewusst. Also ist Anscheinsvollmacht zu unterstellen.
Die Haftung wegen Überschreitung der rechtlichen Kompetenz durch den PA entfällt, weil der Lieferant nicht geschädigt ist. Geschädigt ist allerdings der Chef selbst; denn er hat einen wichtigen Lieferanten verloren. Haftungsrechtlich hat er zwar Glück, wirtschaftlich aber Pech gehabt.
Kompetenz der Vertretung
Eine Willenserklärung, die jemand in Vertretungsvollmacht abgibt, wirkt unmittelbar für oder gegen den Vertretenen (§ 164 Abs. 1 BGB). Ansonsten gelten die Regeln der Vollmacht. Unüblich ist, dass ein Personal Assistant in Ausübung seines besonderen Managements zum Vertreter seines Chefs berufen wird. Eher maßt sich ein PA diese Vertretungsmach an.
Fallbeispiel Vertretung
Eine Stiftung hatte in ihrer Satzung die Vertretungsbefugnis des Vorstands durch eine Liste zustimmungsbedürftiger Geschäfte eingeschränkt. Für die Zustimmung war der Stiftungsrat zuständig, der aber nur einmal im Jahr tagte. In der Zeit zwischen den Tagungen war der Vorsitzende des Stiftungsrates zur Zustimmung bevollmächtigt; der aber hatte seine Befugnis stillschweigend auf seinen Personal Assistant übertragen.
Der Stiftungsvorstand wollte die vakante Stelle eines Kundenbetreuers mit einer hoch qualifizierten Persönlichkeit über dem vorgesehenen Gehaltsniveau besetzen. Der PA des Vorsitzenden des Stiftungsrates versagte die Zustimmung. Obwohl der Vorstand den Personalmarkt für Kundenbetreuer als Bewerbermarkt geschildert hatte, blieb er bei seiner Weigerung. Die Stelle blieb unbesetzt.
Auf der nächsten Sitzung erhob der Stiftungsrat schwere Vorwürfe wegen der noch offenen Position gegen seinen Vorsitzenden. Zu einem Regress kam es nicht, weil der durch die unbesetzte Stelle zu verzeichnende Verlust der Stiftung nicht beziffert wurde.
Beurteilung der Fallbeispiels Vertretung
Im Fallbeispiel hat der Personal Assistant seine rechtliche Kompetenz der Vertretung überschritten. Die Vertretung deckt nur eine fachlich begründete Kompetenz ab. Der PA war aber mit der Vertretung fachlich überfordert; denn er kannte sich im Recruiting von Kundenbetreuern nicht aus. Diesen Kompetenzmangel suchte er durch Selbstüberschätzung zu überspielen und so sein besonderes Management zu rechtfertigen. Allerdings fügte er dadurch der Stiftung einen Schaden zu, der vom Stiftungsrat seinem Chef zugerechnet wurde.
Die Haftung tritt beim Vorsitzenden nur ein, wenn ein vermutetes eigenes Verschulden unterstellt werden kann. Mit dem Personal Assistant hat er einen unfähigen Erfüllungsgehilfen gem. § 278 BGB oder Verrichtungsgehilfen gem. § 831 BGB zu seinem Vertreter bestellt. Der Vorsitzende hat ein Auswahlverschulden (culpa in eligendo) als eigenes Verschulden zu verantworten.
Tatsächlich, aber nicht rechtlich hatte der Vorsitzende Glück. Weil es nicht zur Feststellung der Schadenssumme kam, blieb die Schadensersatzforderung aus.
Zusammenfassung zu den Kompetenzen und dem besonderen Management des Personal Assistent
Die Kompetenzen des PA setzen sich aus allgemeinen Kompetenzen und rechtlichen Kompetenzen zusammen. Sein besonderes Management bringt es mit sich, dass er sich stets am Rande seiner Befugnisse bewegt.
Sind die Überschreitungen durch seinen Chef abgedeckt, ist der Personal Assistant auf der sicheren Seite. Im Zweifel helfen Duldungsvollmacht und Anscheinsvollmacht, seine eigene Haftung für das besondere Management abzuwenden. Bei Überschreitung der Vertretungsmacht wird er durch das Auswahlverschulden seines Chefs geschützt. In der Praxis gehen die Geschädigten oft nicht mit der notwendigen Härte gegen den PA vor, so dass die Haftung im Sande verläuft.
Call-to-Action
Zur weiteren Lektüre werden der Blog-Beitrag „Schweigen statt geschäftlicher Kommunikation“ und der Beraterbrief „Geschäftsführender Justitiar“, Januar 2014, unter www.kettembeil.de empfohlen.
Fazit
Der Personal Assistant hat sich zum eigenen Berufsbild mit vielseitigen Aufgaben und Kompetenzen entwickelt. Er ist einerseits abzugrenzen von den Positionen, die mit der Übersetzung Persönlicher Assistent oder Persönliche Assistentin bezeichnet werden; andererseits sind seine Aufgaben mit Tätigkeiten im Sekretariat verbunden. Entscheidend ist dabei, dass der PA sein Arbeiten auf nur eine Person, nämlich seinen Chef, auszurichten hat. Führungsverantwortung gehört nicht zwingend zu seinem Stellenprofil.
Gekennzeichnet ist der Bereich des PA durch ein Gefüge, das sich aus allgemeinen und rechtlichen Kompetenzen zusammensetzt. Von Bedeutung sind deren Grenzbereiche, also die Mängel und Überschreitungen der allgemeinen Kompetenzen; bei den rechtlichen Kompetenzen sind es die Reichweiten der Vollmachten und der Vertretungsbefugnisse.
Das besondere Management des Personal Assistant betrifft gerade diese Grenzbereiche. In ihnen entfaltet er seine Außenwirkung und eine ungewöhnliche Präsenz. Dadurch rückt er seinen Chef stärker in die Öffentlichkeit als bei seinem normalen Management in der Büroorganisation. Die Auswirkungen sind Überraschungen, die das besondere Management des PA zu einer never ending story machen.
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